Styrelserutiner
Fakturahantering
– Fakturorna adresseras till styrelsens postfack så att styrelsen har kontroll över inkommen post. Kassör svarar för att kontrollera postfacket ca 2-3 ggr/vecka.
– Fakturor attesteras av 2 styrelseledamöter, ange ”Attest:” eller ”Att:” + datum samt underskrift
– Kopia tas av attesterad faktura och sätts in i fakturapärmen under avsedd flik
– Fakturor skickas in till förvaltaren ca 1-2 ggr/månad, kuvert och adressetiketter finns i styrelserummet. Kassör ser till att frimärken finns. Det går även att skanna in fakturorna och skicka dessa per e-post till brf@nullakevo.se (e-post är att numera att föredra)
Gästlägenheten
– Bokning görs på hemsidan, www.rensnalen3.se
– Bokning godkänns genom att logga in på hemsidan och kvittera förfrågan
– Befintlig bokning tas bort genom att klicka på papperskorgsymbolen vid bokningen
– Nyckel till gästlägenheten lämnas bokningsdagen i ett kuvert i postfacket till den som bokat av bokningsansvarig
– Debitering för bokningen sker i efterhand som tillägg på månadskostnaden, kassör noterar kostnad i debiteringsarket (en mall för detta finns uppladdad på hemsidans Mediabibliotek)
– Debiteringsark skickas in till förvaltaren (brf@nullakevo.se) innan nästa månadsavier skickas ut (vilket brukar bli i början av sista månaden på ett kvartal)
– Kostnad för lån av gästlägenheten är 200:-/natt
– Städning av lgh
Hissen
– Service av hissen utförs av Trygga hiss, tfn 08-7989200
– Begäran om service görs av styrelsen. Görs anmälan av någon annan är instruktionen till Trygga hiss att ej utföra service, detta för att minimera onödiga kostsamma utryckningar
– Ange att service ej ska utföras kvällar eller helger (om inte akut behov att få igång hissen föreligger, ex om någon fastnat i hissen), detta då kostnaden då blir 2-3 ggr högre
– Vissa felorsaker kan lösas på egen hand. Följande kontroller görs innan servicebegäran sker:
- kontrollera att grinden och hissdörren är ordentligt stängd
– Nyckel till maskinrummet förvaras i översta skrivbordslådan i styrelserummet
Inflyttning
– Namn uppdateras av fastighetsansvarig på lägenhetstavla vid entrén, bokstäver för tavlan finns i styrelserummet
– Namnskyltar till postfack och tidningshållare skrivs ut, en dokumentmall för utskrift finns sparad på datorn i styrelserummet (så att typsnitt och storlek blir enhetligt)
Lägenhetsöverlåtelse
– Medlemskapansökan av köparen behandlas normalt vid nästkommande styrelsemöte, vid brådskande ärende kan det också behandlas direkt och protokollföras i efterhand.
– Kreditupplysning gällande betalningsanmärkningar är minimikrav på kontroll av köparen. Denna görs på Ratsit där föreningen har ett konto.
– Avstämning görs med förvaltaren att säljaren inte har några skulder till föreningen samt att eventuella debiteringar är betalda.
– Överlåtelsen noteras i lägenhetsregistret under fliken för aktuell lägenhet. Ange namn, överlåtelsedatum (inte inflyttningsdatum) och köpesumma samt arkivera köpekontraktet i pärmen under samma flik.
– Lägg även in överlåtelsen i BoStyret. Välj Register->Lägenheter, klicka på aktuell lägenhet och sedan ”+ Ny överlåtelse” knappen. Fyll i alla fälten och klicka sedan på ”Spara”.
– Kopia av köpekontraktet skickas till förvaltaren då köparen godkänts. Enklast är att skanna in detta och skicka med e-post.
– Överlåtelseavgift betalas av säljaren, förvaltaren ansvarar för att detta skickas ut.
– Överlåtelseavgiften regleras i stadgarna
Nyckelkopiering
– Kopiering av nycklar görs hos Kungsholms Lås
– Kopiering av lägenhetsnycklar kan bara göras av styrelsen utsedd nyckelansvarig. Nyckelansvarig är registrerad hos ASSA.
– Beställning av nyckelkopia kan skickas till låssmed via e-post (info@nullkungsholmslas.se). I beställningen ska det anges nyckelbeteckning (se register i nyckelpärmen vilken lägenhet som har vilken beteckning), antal kopior som önskas samt vilket löpnummer nyckelkopian ska ha (framgår av nyckelregistret)
– Nyckelkopieringen dokumenteras i nyckelpärmen genom att ange datum för beställd kopia i nyckelregistret
– Debitering för kopieringen sker i efterhand som tillägg på månadskostnaden, kassör noterar kostnad i debiteringsarket
– Kostnad för kopia av lägenhetsnyckel är 350:-/nyckel (eller påslag på 50-80:- för faktiskt kostnad)
– Kostnad för kopia av postfacksnyckel eller tvättstugenyckel är ca 50:- utöver faktiskt kostnad
Panthantering
– Panthantering sköts av styrelsen, ansvarig är kassör
– Notering av pantsättning görs i lägenhetsregistret under fliken för aktuell lägenhet, då underrättelse om pantsättning skett. Ange datum, panthavare samt lånenummer (under kolumn Anmärkning) och arkivera underrättelsen i pärmen under samma flik.
– För också in pantsättningen i BoStyret. Välj Register->Lägenheter, klicka på aktuell lägenhet och sedan på nuvarande lägenhetsinnehavare (under Överlåtelser). Pantsättningen läggs till i fältet ”Anteckningar”, ange panthavare + kreditnummer + (datum då pant noterats i lägenhetsregistret)
– Avnotering av pantsättning görs genom att ange datum då underrättelse om detta skett, arkivera underrättelsen i lägenhetsregistret
– Pantsättningsavgift tas ut av pantsättaren, debitering sker i efterhand som tillägg på månadskostnaden, kassör noterar avgift i debiteringsarket.
– Pantsättningsavgiften regleras av stadgarna
Styrelseprotokoll
– Styrelsemöten protokollförs av sekreteraren.
– Protokoll ska justeras av ordförande och ytterligare 1 ledamot.
– Justerat protokoll ska skrivas under samt arkiveras i styrelsepärmen under flik Protokoll. Digital kopia av protokollet laddas upp på hemsidan (under Intern Styrelseinformation).
Sophantering
– Sophämtning sker 2 ggr/vecka (5 säckar), tisdag och fredag. Utebliven sophämtning ska anmälas direkt till Stockholm Avfall (se Kontaktlista)
– Den automatiska säckväxlingen (rotation av karusellen) är beroende av att fotosensorn fungerar. Rengöring av denna inkl reflektorn bör göras 1 ggr/månad genom att torka av delarna med fuktig trasa.
– Rengöring av golv och karusell görs vid behov, då soppåsar ibland går sönder och avfall hamnar utanför säckarna. Vattenutkast finns i soprummet så spolning av golv kan göras med vattenslang som finns ansluten.
Terassen
– Bokning av terass görs på uppsatt almanacka vid terrassutgången
– Bokning kan göras alla dagar efter kl 18. Nyårsafton undantagen
– Markis och terrassvärmare
– Rengöring av trädäck
Tidningstunnor
– Hämtning sker tisdag morgon jämna veckor, utförs av Hans Andersson
– Fyllda tunnor som behöver tömmas ställs ut på gatan utanför entrén kväll innan tömning, ansvarig är fastighetsansvarig
Trapphus
– Städning av entré och trapphus utförs 1 gång/vecka av Ren Standard.
– Byte av lysrör och glimtändare i trapphus och källare samt lampor i entrén och hissen ansvarar fastighetsansvarig styrelsemedlem för. Rondering av trapphus för kontroll av belysning görs 1 gång/vecka.
– Lysrör för takarmatur köps in på Biltema
http://www.biltema.se/sv/Bygg/Belysning-och-lampor/Lysror/Kompaktlysror-2000022260/ (art nr 44259)
– Glimtändare av typ elektronisk tändare köps in på Kjell & Co
http://www.kjell.com/sortiment/el/belysning/lamptillbehor/lysrorstillbehor/elektronisk-tandare-turbo-p64025
Elektroniska tändare har lång livslängd och ska i normalfallet inte behöva bytas
– Lysrör för hiss och vägglampor i entrén köps in på valfri lampbutik (eller beställs på nätet)
– Trappstege förvaras inne i undercentralen.
Tvättstugan
– Tvättstugan rengörs lite mer utförligt 1 gång/månad utöver den städning anlitat städföretag utför veckovis.
– Torkskåpet dammtorkas, golvet sopas och dammsugs samt att sopborstar och dörren till torktumlaren dammsugs.
– Luddfiltret bakom tvättmaskinerna rengörs 1 gång/halvår
Upphandling
– I normalfallet ska minst 3 leverantörer tillfrågas på offert för att få ett bra beslutsunderlag
– Sammanställning av offerterna görs lämpligen i ett Exceldokument, detta kan sedan arkiveras på hemsidan